Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Dieser  Internetauftritt unter www.icxchange.de und www.facebook.com/icx.schueleraustausch wird bereitgestellt von ICXchange-Deutschland e.V. (im Folgenden „ICX“ genannt).

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Internetseite und Ihr Interesse an den von uns angebotenen Programmen.  ICX nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um einen umfassenden Datenschutz zu gewährleisten. Wir möchten Sie im Folgenden informieren, warum wir welche Daten von Ihnen benötigen und wann wir sie zu welchem Zweck verwenden. Des Weiteren möchten wir Ihnen erklären, wie wir Ihre Daten speichern, an wen wir sie zu welchem Zweck weitergeben und wann wir sie wieder löschen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) ist ICX. Soweit Daten an andere Stellen übermittelt werden (z.B. an Partnerorganisationen, Reisebüros, Versicherungen, Behörden), sind diese Stellen ebenfalls verantwortliche Stellen und werden von uns auf die in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen und Gesetze hingewiesen.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten Person, wie z.B. Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Daten im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzten (BDSG) und des Telemediengesetztes (TMG).

Wir erheben Ihre Daten in folgenden Fällen:

Automatisch erhobene Nutzungsdaten beim Besuch unserer Internetseite

Wie im Internet üblich, werden bei jeder Nutzung unserer Internetseite so genannte Nutzungsdaten in Server-Logfiles protokolliert. Diese Logfile-Informationen werden vom Internet-Browser des jeweiligen Nutzers automatisch übermittelt. Es handelt sich dabei um folgende Daten:

Internetprotokoll-Adresse (= IP-Adresse) des Rechners, von dem aus auf den ICX-Internetauftritt zugegriffen wird; die Internetadresse der Website, von der aus die ICX-Internetseite aufgerufen wurde (sogenannte Herkunfts- oder Referrer-URL); Name der abgerufenen Dateien bzw. Informationen; Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Abrufs; übertragene Datenmenge; Betriebssystem und Informationen zum Internet-Browser des auf die ICX-Internetseite zugreifenden Rechners; http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“ oder „angeforderte Datei nicht gefunden“).

Die Logfile-Informationen werden ausschließlich in anonymisierter Form gespeichert und statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt fortlaufend zu verbessern, den Interessen der Nutzer anzupassen und um Fehler schneller zu finden bzw. zu beheben.

Kontaktformular bzw. Anforderung von Informationsmaterial

Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen bzw. Anforderungen benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Telefonnummer. Wenn Sie Unterlagen per Post anfordern, brauchen wir darüber hinaus Ihre Postanschrift. Ihre Daten aus dem Kontaktformular verwenden wir ausschließlich dazu, Ihre Anfragen bzw. Anforderungen zu bearbeiten.

Bewerbung für die Programmteilnahme

Für die Bewerbung, egal ob sie uns elektronisch oder auf dem Postwege zugeht,  werden zusätzlich zum Namen und den Kontaktdaten auch personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Größe, Gewicht, Ernährungsbedürfnisse, Gesundheitsangaben, familiäre Angaben und Schuldaten erfragt. Hierzu gehören auch Fotos. Da wir diese Daten nicht ohne eine ausdrückliche Zustimmung verarbeiten dürfen, holen wir bereits in den Bewerbungsunterlagen eine Einwilligung der Bewerber und ihrer Erziehungsberechtigten ein. Bei Zustandekommen eines Teilnehmervertrages werden weitere Daten erhoben, bei bestimmten Ländern auch mittels eines Online-Bewerbungsverfahrens, bei dem sich der Teilnehmer nur mit einem geschützten Passwort einloggen kann. 

Die oben genannten personenbezogenen und besondere personenbezogenen Daten sind für den Bewerbungsprozess und die Durchführung des gewählten Programms nötig und werden an die ICX-Interviewer und  beim  Zustandekommens eines Teilnehmer-Vertragsverhältnisses an die jeweilige Partnerorganisation im Gastland und über diese an die aufnehmende Schule und Gastfamilie weitergeleitet. Für die Gastfamiliensuche wird ICX bzw. werden die Partnerorganisationen ggf. ein Kurzporträt erstellen,  im Internet veröffentlichen und/oder an interessierte Gastfamilien versenden. Dieses Kurzporträt enthält, je nach gebuchtem Programm, z.B. Vorname, Alter, Herkunftsland, Foto/s sowie eine kurze Beschreibung des Teilnehmers unter Berücksichtigung seiner Hobbies und Interessen. Es können auch Daten zum Gesundheitszustand, zu Ernährungsgewohnheiten und zur Religion enthalten sein.  

Hat ein Teilnehmer einen Antrag auf ein Teilstipendium gestellt, werden die Daten aus dem Antrag nur für die Bearbeitung genutzt. 

Die Teilnehmerdaten werden in der zentralen ICX-Datenbank und in der Datenbank der jeweiligen Partnerorganisation gespeichert und ausschließlich zur Durchführung des gewünschten Programms genutzt, d.h. Ihre Daten werden selbstverständlich nur an Dritte weitergegeben, deren Mitwirkung im direkten Zusammenhang mit der Durchführung des von Ihnen gewünschten Programms steht. Diese Dritten werden ebenfalls zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen per Vertrag verpflichtet. Dazu gehören auch Reisebüros (zur Organisation der Reise ins Gastland), Versicherungen (zum Abschluss der im jeweiligen vertraglichen Leistungsumfang enthaltenen Versicherungen), Versandunternehmen, Konsulate/Botschaften (bei Visumsangelegenheiten), mit denen wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen zusammenarbeiten. Jeder dieser Partner – sofern involviert – erhält zur Verarbeitung nur diejenigen Daten, die für die entsprechende Tätigkeit benötigt werden.

Weitere Daten werden ggf. zusätzlich im Rahmen der Vorbereitung/Einführung sowie der Betreuung der Teilnehmer im Gastland erhoben und verwendet, soweit dies für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist. 

Im Anschluss an den Austausch verwenden wir die Kontaktdaten der Teilnehmer für die Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, die Einladung zum Nachbereitungsseminar, für die Ehemaligenarbeit auf Vorbereitungsseminaren für Neuteilnehmer und Messen, für die Gastfamiliensuche, zur Information über ICX und zum Hinweis auf die Möglichkeit einer ehrenamtlichen Mitarbeit als Interviewer, Betreuer oder Repräsentant.

Außerhalb der Europäischen Union (EU)

In Ländern der Europäischen Union (EU) oder in Ländern, die dem Europäischen Wirtschaftsabkommen angehören, gelten ähnliche Datenschutzbestimmungen wie in Deutschland. Datenempfänger außerhalb der EU (Partnerorganisationen von ICX z.B. in Australien, Nord- und Südamerika) halten sich an die national geltenden Richtlinien zum Datenschutz, die oftmals nicht europäischen Standards entsprechen. Wir weisen alle unsere Partner jedoch daraufhin, sorgfältig und vorsichtig mit allen Daten umzugehen und diese nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.

Facebook

Auf unserer Internetseite werden Plugins des sozialen Netzwerkes facebook.com verwendet, das von Facebook Inc., 1601 S. California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA betrieben wird („Facebook“). Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo auf unserer Internetseite oder dem „Like-Button“ („Gefällt mir“) auf unserer Facebook-Seite. Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: developers.facebook.com/docs/plugins/.

Wenn sie mit einem solchen Plugin versehene Internetseiten unseres Internetauftritts aufrufen, wird eine Verbindung zu den Facebook-Servern hergestellt und dabei das Plugin durch Mitteilung an Ihren Browser auf der Internetseite dargestellt. Hierdurch wird an den Facebook-Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Sind Sie dabei als Mitglied bei Facebook eingeloggt, ordnet Facebook diese Informationen Ihrem persönlichen Facebook-Benutzerkonto zu. Bei der Nutzung der Plugin-Funktionen (z.B. Anklicken des „Gefällt-mir“-Buttons, Abgabe eines Kommentars) werden auch diese Informationen Ihrem Facebook-Konto zugeordnet, was Sie nur durch das Ausloggen bei Facebook vor der Nutzung des Plugins verhindern können.

Auch wenn Sie kein Mitglied von Facebook sind, besteht trotzdem die Möglichkeit, dass Facebook Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert, wenn Sie die Plugins anklicken. Nähere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten durch Facebook, über Ihre diesbezüglichen Rechte und Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php.  

Links zu anderen Webseiten

Webseiten anderer Anbieter, die von unserer Internetseite über einen Link zu erreichen sind, wurden von Dritten gestaltet und bereitgestellt. ICX hat keinen Einfluss auf die Gestaltung, den Inhalt oder die Funktion der verlinkten Webseiten.

Trotz der Überprüfung der Inhalte im gesetzlich geforderten Rahmen müssen wir daher jede Verantwortung für die Inhalte sämtlicher verlinkter Webseiten andere Anbieter ablehnen. Bitte beachten Sie, dass die über unseren Internetauftritt verlinkten Webseiten Dritter möglicherweise Cookies auf Ihrem Rechner installieren bzw. personenbezogene Daten erheben. ICX hat hierauf keinen Einfluss. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich direkt bei den Anbietern der verlinkten Webseiten.

Datensicherheit

ICX unternimmt alle erforderlichen und organisatorischen Maßnahmen, Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Verfälschung oder Kenntnisnahme Unbefugter zu sichern.

Personenbezogene Daten, die Sie uns über das Kontaktformular zur Verfügung stellen, werden über eine sichere Verbindung in verschlüsselter Form zu uns übertragen. Das eingesetzte Sicherheitsverfahren (SSL = Secure Sockets Layer) entspricht dem derzeit üblichen Stand der Technik. ICX nutzt hierfür die in Deutschland sicherste Standard-Verschlüsselung mit einem 256 Bit-Schlüssel. Der Zugang zum System erfolgt über ein Berechtigungsverfahren. Die SSL-Verschlüsselung ist zu erkennen an einem Schlosssymbol vor der -Adresszeile des Browsers und ist ein Protokoll zur Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung vom Webserver zum Browser. Diese Übertragung bietet besonders hohe Sicherheit. Bei der Übertragung werden Ihre persönlichen Daten zwischen Ihrem Rechner und unserem SSL-Server mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrung von Daten in der Datenverarbeitung erfolgt nur so lange, wie es organisatorisch erforderlich ist bzw. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Kontaktdaten aus Broschürenanforderungen ohne anschließende Programmteilnahme werden nach zwei Jahren aus unserer Datenbank gelöscht. Personenbezogene Daten von Programmteilnehmern und deren Erziehungsberechtigten werden sechs Jahre nach Beendigung des Auslandsaufenthaltes gelöscht (zum Jahresende). Gleiches gilt für die personenbezogenen Daten von Gastfamilien. Für Vertragsunterlagen und Rechnungen gelten besondere Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfristen für Daten ehemaliger Teilnehmer und/oder Eltern sowie von Gastfamilien (Kontaktdaten) verlängern sich im Rahmen einer weiterführenden Tätigkeit für ICX, z.B. als Interviewer, Betreuer oder regionale Vertretung.

ICX-Partnerorganisationen bewahren die ihnen von ICX übermittelten Teilnehmerdaten entsprechend den jeweiligen nationalen Bestimmungen auf. 

Cookies

ICX setzt keine Cookies auf seiner Internetseite ein. Auf Cookies, die auf außerhalb unserer Internetpräsenz verweisenden Internetseiten eingesetzt werden, hat ICX keinen Einfluss.

Änderung der Datenschutzerklärung

ICX  behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Ankündigung zu ändern. Bitte informieren Sie sich bei jeder Nutzung unserer Internetseite über die im jeweiligen Zeitpunkt geltende aktuelle Datenschutzerklärung.

Auskunftsrecht

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft, über die Empfänger sowie den Zweck der Speicherung. Auf Verlangen geben wir Ihnen gerne jederzeit unverzüglich und unentgeltlich Auskunft gemäß geltendem Recht über die von Ihnen gespeicherten Daten.

Widerrufsrecht und Löschung personenbezogener Daten

Sie haben jederzeit das Recht, der Nutzung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu widersprechen. Weiterhin können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit sie für einen Vertragszweck nicht mehr benötigt werden. Soweit Ihre Daten an weitere Stellen übermittelt wurden, ist die Löschung beim jeweiligen Empfänger zu beantragen, der Ihnen über die Auskunft mitgeteilt wurde.

In Angelegenheiten des Datenschutzes wenden Sie sich bitte an:

ICXchange-Deutschland e.V.

Datenschutz

Bahnhofstr. 16-18

26122 Oldenburg

Tel: +49 441 92398-18

Fax: +49 441 92398-99

E-Mail: datenschutz@icxchange.de